Sposób przechowywania dokumentów jest bardzo istotną kwestią w każdej firmie. Dokumenty powinny być łatwo dostępne dla osób, które sprawują nad nimi nadzór. Jednocześnie powinny być na tyle zabezpieczone, aby nie miały do niej wglądu żadne nieuprawnione osoby. Ważne jest również uniknięcie sytuacji, w której dokumenty mogłyby ulec zniszczeniu.
Bardzo istotne są wygodne regały i szafki. Ponieważ z biegiem miesięcy i lat dokumentów będzie przybywać musimy wybrać meble wykonane solidnie, z dobrej jakości materiałów. Najlepiej decydować się na szafki zamknięte. Unikniemy w ten sposób gromadzenia się kurzu i roztoczy. Ponadto dokumenty będą lepiej zabezpieczone.
Najlepiej jeśli możemy przeznaczyć na przechowywanie specjalne pomieszczenie. Jeśli nie mamy takie możliwości, możemy zdecydować się na wyznaczenie specjalnej przestrzeni w obecnie używanym do pracy pomieszczeniu. Wtedy konieczne będą szafki zamykane na klucz. Niezwykle ważne jest również wprowadzenie uporządkowanego, jasno ustalonego sposobu archiwizacji.
Bardzo popularne są stalowe szafy, które mieszczą dużą część dokumentacji. Materiał, z którego zostały wykonane zapewnią gwarancję użytkowania przez długie lata. Z reguły są one odporne na mechaniczne uszkodzenia oraz na ogień.
Firmy często też posiadają szafy na akta. Obecnie dostępne jest wiele modeli, które posiadają różny stopień odporności, funkcjonalności oraz trwałości. Świetnie sprawdzają się w różnego rodzaju biurach, urzędach oraz kancelariach.
